「主旨」说明，提供您简化书信内容的解释：

1. Quotation¹报价

2. Sample样品

3. Catalogue型录

4. Order/purchase order订单

5. Contract合约

6. Shipment装船(运)

7. Damage损坏

8. Shortage数量短缺

9. Complaint抱怨

10. Agency代理权

11. Payment付款

12. Inquiry询问

较长的「主旨」说明，以提醒收信者注意您的商用书信，但是以不超过五个单字的简易句子为原则，以免过于冗长：

1. Making an appointment安排会议

2. Looking for Customers寻找客户

3. Extending Business拓展业务

4. Trade Proposal商务计划

5. Agreement on Conditions of Business交易条件协议

6. Trade Inquiry商务询价

7. Selling Offer卖方报价

8. Buying Offer买方报价

9. Placing an Order下订单

10. Follow-up进度查询

11. Sales Contract 买卖契约

12. Claims and Adjustments索赔与调处

13. Establishment of Agency Ship建立代理关系

「称谓」

?Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。

?My dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。

?Dear Sirs,：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。

?Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女士的称呼。

?Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。

?Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。

?Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。

?Dear Doctor Wang,：「亲爱的王医师」，用在知道对方的职称。

?Gentlemen:：「敬启者」，用在只知为一群人中的「某一人」。

?To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。

?Dear Chris, ：「亲爱的克里斯」，用在熟悉对方的情况。

?Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。

Opening「开场白」：

1. 简单打招呼，例如：

It's been a long time since~自从~已经很久了

2. 已知道对方的问题

We are terribly sorry for~关于~我方很抱歉

We hear from~我方得知~

We regret to know很抱歉得知~

3. 已收到对方的来信

Thank you very much for your letter dated~感谢您~日期的来信

We are pleased to receive your letter~很高兴收到您的来信

As requested in your letter ~根据您来信要求~

4. 回复对方的询问

In response to your letter~回复您的来信~

As regards to ~事关~事件

In connection with ~这是有关于~事件

。

「客套结束语」

1. 期待语句，例如“be looking forward to ~”静待得到~：

We look forward to receiving your reply.

我方期望得到您的回复。

I am looking forward to your comments.

我将静待您的建议。

2. 感谢语句，“Thank you for~”感谢您的~：

Thank you for your close cooperation with us in this matter.

感谢您对于此一事件的协助。

Thank you again for your attention.

感谢您对于此事的注意。

3. 要求语句，“Please tell[inform] us~”请告诉[通知]我方~：

Please inform us your decision soon.

请尽快通知我方您的决定。

Please tell us whether you may accept it.

请告知我方您是否会接受。

4. 询问语句，“Will you please~”能请您~：

Will you please reply us before this Wednesday?

能请您尽快在这个星期三前回复吗？

Will you please send us a copy of your latest catalogue?

能请您寄给我方一份您的最新目录吗？

5. 坚信语句，“We trust [believe、await]~”我方相信[坚信、等待]~：

We trust you will now attend to this matter without further

delay.

我方相信贵公司会毫不延误地关心此事件。

We await your satisfactory to our quotation [service、product].

我们等待贵公司对我们的报价[服务、商品]感到满意！

6. 谦虚语句，“You are the welcome to ~”，欢迎~，例如：

You are always the most welcome to contact us.

欢迎您随时与我方联络。

You are welcome to ask us for any cooperation.

欢迎您随时要求协助。

敬辞：

Sincerely yours,

Very sincerely yours,

Faithfully yours,

Yours very truly,

Very respectfully yours,

Regards,

Best regards,

Best wishes,

Warmest regards,