英语是国际商业交流的通用语言,但你是否知道如何让你的书面英语给别人留下深刻的印象呢？

　　良好的第一影响

　　试着用"salutation"制造一个好印象或是作为一封信的开始。并确定收信人的名字和称呼是正确的。例如Dear Ms. Jones.使用 Dear Sir or Madam如果你不知道他们的姓名的话。

　　表明你的目的

　　你应该在信的第一段阐明写信的原由,例如:As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.

　　写信的原因

　　写商务信件的原因有很多种,例如"inquiry"询问信息,"request"请求某人做某事, "apology" 道歉,"complaint¹"投诉一个问题。这就决定了信件的形式和语气。

　　申请信

　　如果您在写一封请求信,你就可以写Could you possibly……或是I would be grateful² if you could……

　　转达坏信息

　　如果你是写一些坏消息或是道歉,那你就应该写的礼貌而得体,并说明问题的原因。例如:Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 或是I am afraid that we will be unable to meet your order on time due³ to problems with our supplier.

　　信件收尾

　　在最后一段中,你可以把一些closing remarks 写进去,就象Please contact us if you have any further questions.如果你的信中还包括了文件等,你可以在信尾处写上Please find enclosed……或是I am enclosing……

　　提到今后的联系时间

　　信尾处你还应该提到今后联系的时间,例如:I look forward to seeing you next Thursday.

　　结束信件

　　如何写close或你信件的结尾要看你和收信人的关系如何。Yours faithfully比Yours sincerely更正式,而best regards用于好朋友或是熟悉的人之间。

　　签名

　　在结束语后签上你的signature（手签的名字）,然后在下面加上你的名字和你的职位。

　　检查错误

　　你该总在你发信前仔细的proofread你写的信,看看有没有语法,拼写,或发音的错误。最后检查一下你的信是否清晰,简短,正确,谦恭,有说服力及完整

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