人员出访，常常需要事先与要见面的人或公司进行预约。如何写这种预约信呢？我们来看一看。

    1. 文体介绍

    这类预约e-mail 比较容易写，只要做到清楚、简洁、礼貌就行。它一般包括下列内容：

   （1）请求约会并说明原因。

   （2）建议确切的约会时间和地点等。如果你的时间比较充裕，预约时可给出你可接受的时间由对方决定。

   （3）请对方答复并进行确认。

    回复这类电子邮件可分为接受和拒绝两种。接受的内容一般有：表明来信收悉；表示接受；重述具体时间、地点等；表达希望会晤或感谢的心情。拒绝的内容一般包括：表明来信收悉；说明拒绝的原因；致歉。

    当要变更预约时，应说明变更的原因，同时致歉。

     2. 实用范例

(1) Subject: Request for an Appointment

Dear Mr. Smith;

I am scheduled to visit the US on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion¹.

I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly² arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return e-mail.

Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!

Sincerely yours,

Li Lei

Guangzhou Trading Company

主题： 请求约见

亲爱的史密斯先生：

我预定这个月底出差赴美，希望届时能到贵公司拜访你。

我预计在8月20日或其前后抵达华盛顿，大约停留1周。若方便的话，望你能挤出时间在8月22或23日与我见面，我将十分感谢。假如这两天都不行，请以电子邮件回复并告知其他日期。

先在此谢谢你的大力协助，期待不久在华盛顿与你见面！

你真诚的

李蕾

广州贸易公司