不管使用何种语言，会议的基本机构通常是一致的。并且会议通常多会以问候开始！在英语中，你将使用更正式的"Good morning"或"Good afternoon"而不是"hello."接着，如果你是召开会议的人，你将需要宣布会议正式开始。例如i>"Good morning. It looks like everyone's here, so let's get started."

　　陈述会议目的

　　接着，你必须提醒每个人此次会议的目的是将谈论那些商务内容。如果你是负责人的话，就说："Our goal today is..."你还可能听到的短语有"Our goal today is..."或是i>"I've called this meeting to..." 然后以简短的解释结束。例如"We're here today to discuss last quarter's sales figures."

　　回顾以往的商务情况

　　因为会议常常是用来处理一些正在进行的商务，你必须在提出新的内容前回顾一下以前的一些信息。这就是为什么某人将会朗读minutes from the previous meeting。Minutes是会议的一份正式记录。在朗读记录前要说"To begin, let's quickly go over the minutes from our last meeting." "Go over"的意思是回顾某事并常使用在商务语言中。

　　介绍日程表和需要讨论的内容

　　现在是谈论新的商务内容的时间了，一份谈论内容清单称做"agenda¹."会议的召开者将大家的注意集中到agenda. 上。他们会说"Please look at your copy of the agenda. There are xx items on the list today. Let's start with number xx."

　　然后，成功的会议关键是使之按项目一一进行。该移向下一项内容时，就说"Now that we've discussed..., let's move on to..." "Move on"通常用在商务场合中意思是开始新的议题。

　　结束会议

　　结束会议需要一些短语：总结谈论过的议题，感谢各位的出席，并且宣布散会。这并不难！要总结的话，就可以以"To sum up, we've determined² the sales figures could be better and discussed solutions."然后，感谢大家的出席"Thank you all for attending/coming." Let everyone know it's okay to leave with, "The meeting is finished." 最后，如果今后还会有会议的话就可以说，"We'll see everyone next..."