Complaints & Claims（抱怨和索赔信函）的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

书写抱怨、索赔信函时，不妨开门见山提出原先双方同意的条件，然后列举事实以表示有何不满，以及为什么不满，最后提出解决的方法。内容应明确、清楚、有理，语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞（除非你所抱怨的问题反复发生，且多次投诉而毫无结果）。

For Poor-Packing （由于包装不妥提出索赔）

Dear Sirs,

We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519 arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge¹ a claim against you. It was found upon examination that 10% of them are broken and some are badly scratched, obviously due to the improper² packing. Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced³ cost. This is the amount by which we propose to reduce our selling price. If you cannot accept, I’m afraid we shall have to return them for replacement⁴ .

Sincerely yours,

亲爱的先生们：

我们写信通知贵方，519号订单玩具已收到，但货物状况很不令人满意，故我们不得不提出索赔。经检查，我们发现有10％的货物破损，而且另有一些也有严重磨损现象。很明显，这是由于包装不妥造成的。因此，我们无法以原价售出货物。建议贵方依照发票金额给予20％的折扣，这是我们所建议降低的售价额度。如果贵方无法接受，我们将不得不退货，要求替换。